Los diez errores más comunes a la hora de organizar un evento

A la hora de llevar adelante un evento siempre hay infinidad de factores que hay que tener en cuenta. A continuación, compartimos algunos de los errores más comunes para que puedas evitarlos en tu próximo evento: 

Perder el foco en la audiencia 

Los eventos están llenos de estímulos, pero nunca hay que dejar a un lado el punto más importante: tu audiencia. Es vital conocer cuáles son sus necesidades, sus objetivos y qué esperan del evento al que están asistiendo. Este debería ser el punto de partida para que el proyecto sea finalmente un éxito. ¿Conseguirá el evento llamar su atención y satisfacerlos? Esta cuestión es clave para canalizar nuestra energía hacia el punto que verdaderamente importa.

Ignorar la ley de Murphy 

Si algo puede salir mal, ¡saldrá mal! Para evitar problemas, siempre es mejor estar preparado ante cualquier imprevisto. Es muy recomendable, antes de que comience el evento, analizar cuáles son los riesgos potenciales a tener en cuenta. El ejercicio de minimizar riesgos es imprescindible, mejor prevenir que curar.

Asignar incorrectamente las habilidades de los miembros de tu equipo

Una mala distribución del potencial del equipo a la hora de desarrollar el evento es otro error muy recurrente. Para evitar esta situación, no hay nada mejor que conocer tu equipo y saber estructurarlo. ¿Cuáles son los puntos fuertes de cada uno? ¿Cómo podemos estructurar el equipo para llegar al máximo potencial? Es crucial una visión general de las habilidades, situando cada perfil donde mejor pueda desenvolverse y dar vida al proyecto. 

Pensar que solamente existe una fórmula establecida que es válida 

No tiene sentido pensar que existe una fórmula mágica, hay infinidad. Por este motivo, es interesante y muy útil probar diferentes dinámicas siempre teniendo en cuenta el objetivo principal del proyecto. ¡No tengas miedo a probar!

No promocionar oportunidades a los sponsors 

No promocionar correctamente las oportunidades a los sponsors es una oportunidad pérdida. Frente a un público diverso, es recomendable resaltar las oportunidades y todos los puntos positivos independientemente de cuál sea el formato, aprovechando para aportar un valor añadido. 

Elegir erróneamente la plataforma para un determinado evento

¿Y si la plataforma escogida para el evento no cubre las necesidades? Este hecho ocurre a menudo. Existen actualmente todo tipo de plataformas diferentes. En función de las necesidades y los objetivos, será mejor opción una u otra. Por eso, es muy importante ser conscientes del contexto y del tipo de evento eligiendo, además, una plataforma de calidad. Con la plataforma modular de Nectios puedes organizar cualquier tipo de evento, ya sea virtual o híbrido.

No realizar ensayos 

Sea cual sea el formato del evento, siempre es una mala decisión no realizar ensayos. Concretamente, en los eventos híbridos es más complejo debido a que hay que trabajar para desarrollar el mismo proyecto de dos maneras diferentes: dos tipos de audiencias, de oradores, anfitriones, equipo… para evitar situaciones difíciles, el mejor consejo es ensayar para así estar preparado al 100%. Existen infinidad de factores que no se aprecian hasta que el evento se está llevando a cabo, como por ejemplo el sonido o la estructura del guión. Gracias a un ensayo, el evento se desarrollará de manera más orgánica, fluida y con mejores resultados.

No seguir un plan estratégico

La ausencia de un plan estratégico organizado y meditado por todo el equipo organizado aumenta el riesgo de que los objetivos no se cumplan exponiendo el evento a posibles imprevistos en el último momento, llegando incluso a no alcanzar el objetivo principal del proyecto. Para evitar encontrarse en esa tesitura, hay herramientas muy útiles como por ejemplo crear un cronograma. Gracias a esta iniciativa, será mucho más fácil trabajar de una manera más práctica y dinámica. Aunque haya posibles problemas que no dependan de nadie, cuanto más pueda prevenirse mejor. Intenta limitar los posibles errores, anticípate a esa circunstancia. 

No organizar el tiempo de manera efectiva 

El tiempo es todo lo que tenemos, ¡aprovecha cada momento! Es esencial una correcta organización teniendo en cuenta la puntualidad, los turnos de palabra y una gestión adecuada de los tiempos para cada tema. Con un buen grupo de anfitriones, será mucho más fácil.

Dejar a un lado las tareas tangibles 

En lo que a planificación de eventos se refiere, es muy importante no olvidarse de priorizar las tareas tangibles. Son igual de importantes que las virtuales, como por ejemplo la configuración del sonido, la iluminación, compras de última hora… son una serie de detalles que hay que tener muy en cuenta. ¡Muy recomendable hacer una lista!

Si tienes en cuenta estos diez hechos e intentas evitarlos, alcanzarás tus objetivos más fácilmente. ¡Adelante!