En nuestro primer artículo os contábamos en qué consiste un evento híbrido y por qué son el futuro de los encuentros entre profesionales. Una vez interiorizado el concepto, hay ciertos aspectos que hay que tener en cuenta a la hora de organizar un evento híbrido —algunos más evidentes que otros— con el objetivo de generar una experiencia memorable para los participantes.
En este artículo te presentamos algunos de los más importantes.
Definición de objetivos: qué quieres conseguir con este evento
Es el primer punto a tener en cuenta a la hora de organizar un evento y también el más importante, ya que marcará la hoja de ruta de todas las acciones posteriores. Para hacerlo bien se tendrá que definir un objetivo final —aumentar las ventas de nuestro producto, conseguir más clientes, etc.— y un checklist o lista de metas a corto plazo a alcanzar durante la organización y celebración del evento.
Construir esta checklist ayudará a construir la hoja de ruta del evento, definiendo los pasos a seguir en el proceso de su organización. Hacerla en un punto demasiado avanzado del proceso o no hacerlo en absoluto puede generar grandes complicaciones en la planificación del evento, causando errores que podrían haberse evitado fácilmente.
Elige la fecha de tu evento con cabeza
Hay pocas cosas más frustrantes en la organización de eventos que encontrarte en una fase avanzada de su planificación y descubrir que compartes fecha con un evento con las mismas características.
La elección de la fecha de celebración de tu evento es otro punto de suma importancia a tener en cuenta. Para hacerlo de forma correcta, es decir, buscando el éxito del mismo hay que hacer un estudio de mercado previo. Esto implica, por un lado, definir al público objetivo —acotándolo lo máximo posible— a partir de los objetivos previamente fijados. Por el otro, asegurándonos de elegir una fecha que no coincida con la celebración de ningún evento homónimo.
Aprende de la competencia
El estudio de la competencia en la organización de eventos puede ser un punto de inflexión en la organización de un evento. Fijarse en los puntos fuertes y los errores que otros comenten en los suyos resultará de gran utilidad en el proceso de planificación de nuestro evento.
Esta evaluación deberá ser exhaustiva y objetiva. Minimizar las victorias de terceros o exagerar sus errores puede resultar contraproducente para la planificación de nuestro propio evento. Asegúrate de conocer los aspectos que han hecho que un evento triunfe y no tengas miedo a preguntar: el networking es también un aspecto esencial en la organización de eventos.
El sitio importa: elige un recinto acorde con tus necesidades
Uno de los puntos a definir en los objetivos del evento es la audiencia, es decir, cuánta gente esperamos que asista a nuestro evento. En los eventos híbridos este factor se divide entre los asistentes presenciales y los que participan de manera online.
La cifra potencial de audiencia virtual es muy difícil de determinar, pero no supone un problema, siempre que se cuente con la tecnología adecuada. En cambio, determinar cuántos asistentes onsite queremos alcanzar es vital para la elección del recinto en el que celebraremos nuestro evento.
Sin embargo, el número de asistentes no es el único factor que debe influir en dicha elección. También deberemos tener en cuenta el tipo de público al que nos dirigimos, el entorno del recinto —¿es fácil acceder a él con el transporte público? ¿tiene parking o hay uno cerca? etc.—, su propia estructura o su adaptabilidad a nuestras necesidades en cuanto a decoración son elementos importantes
Asegúrate de que cuentas con la tecnología adecuada
Tanto en términos de planificación como de celebración del evento híbrido, es de suma importancia tener a la tecnología de tu parte.
En un escenario ideal, tendrás a tu disposición una plataforma que te permita unificar las herramientas de planificación y gestión —registro de participantes, contabilización de facturas, etc.—, con las de la promoción y celebración del propio evento —landing page personalizada, live streaming, etc.—.
De cara a la audiencia virtual, será vital que dichas funcionalidades no tengan fallos, o que estos estén corregidos antes de la inauguración del evento. Así, será vital probar la tecnología y las funciones de la plataforma que elijas para tu evento de forma previa.
La plataforma all-in-one de Nectios te permite planificar y celebrar tu evento híbrido desde un único sitio, adaptándose a todas tus necesidades. Cuenta con más de 50 addons que podrás activar o desactivar a tu antojo con el objetivo de crear un evento 100% personalizado.