Los eventos virtuales están muy bien valorados y cada vez se organizan más porque, entre otras ventajas, permiten un alcance y visibilidad mucho mayor que los presenciales, se fomenta la participación y el feedback entre ponentes y asistentes y, además, son más económicos y sostenibles.
No obstante, es importante considerar que la organización de los eventos online puede ser compleja y, si no se realiza con los medios técnicos adecuados es probable que, no solo no se consigan los objetivos definidos, sino que incluso pueda llegar a perjudicar la imagen o el prestigio de los organizadores.
Para evitar estos problemas, es primordial elegir un software para eventos virtuales confiable y de calidad, que incluya todas las funcionalidades que necesitamos y que tenga opciones de personalización y, a ser posible, diferenciales.
¿En qué consiste un software de eventos virtuales y qué características básicas debe tener?
Definido a grosso modo, un software de eventos virtuales es una plataforma que permite poner en marcha experiencias propias de los actos corporativos online. Estas pueden ser muy variables, siendo las más habituales y necesarias:
- Transmisiones en streaming de ponencias, conferencias, master class, etc.
- Canales de comunicación entre los asistentes y los ponentes: chats, videoconferencias, mensajes instantáneos, etc.
- Posibilidad de grabar las sesiones para luego transmitirlas en plataformas de vídeo online y redes profesionales o sociales, o bien pasar el enlace del vídeo a nuestros contactos para darle mayor alcance y visibilidad.
- También es muy interesante que se puedan realizar sesiones grupales y de vídeo 1:1, con el fin de generar debates e intercambios de información entre grupos reducidos.
¿Cómo elegir un software de eventos virtuales? 6 cuestiones imprescindibles
- Lo primero que tienes que tener en cuenta a la hora de elegir un software para tus eventos online o híbridos es asegurarte que se trata de una aplicación confiable y que cuente con la infraestructura y los medios técnicos suficientes. Solo así podremos ofrecer una retransmisión de calidad, estable, con una óptima imagen y un buen sonido.
- Un segundo factor clave es que se trate de un software que incluya diversas funciones de participación de los asistentes. En este aspecto, ya no es suficiente con que el público pueda hacer preguntas o comentarios a través de un programa de mensajería simple. Es importante ir más allá, y marcar la diferencia con prestaciones más sofisticadas como: chat de varios niveles, sesiones de vídeo en grupo o one to one y posibilidad de hacer encuestas en vivo.
- Nuestra tercera recomendación es que el software incluya herramientas de personalización, que sirvan para potenciar la imagen corporativa y de marca a través de: landing pages personalizadas con el logo y/o el lema de la empresa y sitios web específicos del evento que permite subrayar la marca y los valores de nuestra compañía.
- La capacidad para automatizar funciones o procesos es otro de los factores más deseables de un software de eventos, ya que permite una gran ahorro de tiempo y de esfuerzo en su planificación. Por ejemplo: registro de los asistentes, venta de entradas, envío de email de contacto y seguimiento e, incluso, implementación de estrategias de marketing.
- Posibilidades de monetización. Una de las ventajas de los eventos virtuales o híbridos es que, en ocasiones, permiten diferentes formas de monetización además de la venta de entradas. Las publicidad online y los patrocinios pueden suponer un ingreso extra relacionado por el evento. Por eso es muy conveniente que nuestro software incluya opciones de monetización integradas dentro de la plataforma.
- Soporte y seguridad. Para garantizar el éxito del evento es imprescindible que la plataforma que utilicemos disponga de un buen equipo de soporte que nos resuelva, rápidamente, cualquier duda o problema técnico que pueda surgir. Otro aspecto básico es cumplir estrictamente con la normativa de protección de datos y ciberseguridad. De lo contrario, nos arriesgamos a sufrir un sabotaje o robo de información de nuestra empresa o datos personales de terceros, un requisito de obligado cumplimiento que puede dar lugar a responsabilidades legales y a fuertes multas y sanciones.
Nectios es una plataforma de eventos que te permite integrar todos tus actos corporativos en un única plataforma y que incluye las principales funcionalidades y requisitos técnicos para que tu evento online o híbrido sea completamente exitoso. Además, podrás generar tu propia comunidad virtual, la cual te permitirá tener un feedback de alto nivel con proveedores, socios y clientes, facilitando las sinergias positivas y la puesta en marcha de proyectos colaborativos.
