La organización de eventos y el marketing que hay detrás del mismo es un pilar base en el proceso de dar a conocer una marca. Hace un tiempo confirmábamos que la tendencia del offline al online en lo que a eventos se refiere es un hecho. Debido al impulso virtual al que nos ha evocado la pandemia, los agentes de marketing han descubierto nuevas y poderosas formas para la organización de eventos.
Por ese motivo, en este artículo queremos investigar algunas estrategias para incrementar el ROI —retorno de la inversión— en los eventos virtuales e híbridos.
ROI como unidad de medida del impacto de tu evento
La meta final de cualquier evento —sea híbrido o virtual— es la de generar un ROI positivo. Sin embargo, este retorno no siempre debe medirse monetariamente, sino que puede tomar diferentes formas: mejora del posicionamiento de la marca, nuevos leads, aumento de la audiencia, ganar notoriedad, etc.
Al contrario de lo que pueda parecer, medir este tipo de ROI no es imposible, sino que es fácil, siempre y cuando se sigan una serie de pasos. Para empezar será vital determinar las metas u objetivos del evento, definiendo los KPIs que habrá detrás de cada uno.
Sin embargo, de nada servirán los objetivos o los KPIs si no puedes medirlos. Por eso resultará vital medir todas las acciones que llevemos a cabo. Para ello existen muchas herramientas que nos pueden ayudar: Google Analytics, HubSpot o SurveyMonkey son algunas de las más populares.
Cumpliendo estos sencillos pasos estarás listo para calcular el ROI de tu evento. Para ello, lo primero que tendrás que hacer será determinar el coste de dicho evento. Recuerda incluir cada aspecto y jugador que haya intervenido en el proceso: el coste de la plataforma virtual en la que lo hayas celebrado y los sueldos de los ponentes, pero también las horas invertidas por tus empleados en la organización y planificación del mismo.
Cuando lo hayas hecho, podrás medir los resultados, tanto los cuantitativos como los cualitativos.
Los cuantitativos son fáciles de calcular: los ingresos netos que se hayan generado con el evento son un buen ejemplo. Pero los cualitativos son un poco más difíciles de medir: el reconocimiento de la marca o la fidelización de los clientes son dos ejemplos de esta categoría.
Finalmente, compara el coste con los resultados.
Cierto es que, en muchas ocasiones, se tratará de un resultado abierto a interpretación, es por ello que es tan importante definir los objetivos del evento para poder determinar el ROI del mismo. Igualmente importante es entender que el ROI no es algo estático, sino que debe calcularse y valorarse en diferentes momentos o puntos tras la celebración del evento. Las fechas clave son 3 meses, 6 meses, 9 meses y 12 meses después del mismo.
Obtener un ROI positivo de los eventos puede conllevar paciencia, pero en la mayoría de las ocasiones es una buena inversión para la empresa que lo lleva a cabo.
6 estrategias para aumentar el ROI de tus eventos virtuales e híbridos
Conformarse es el enemigo natural del crecimiento empresarial, por lo que contar con diferentes estrategias para aumentar el retorno de la inversión es clave para alcanzar el éxito. Aquí os dejamos algunas que serán de máxima utilidad.
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Atrae a más audiencia online
Cuanto mayor sea tú público virtual habitual, más fácil será obtener conversiones tras tu evento. Una de las principales ventajas de los eventos híbridos y virtuales es la inmensidad de su audiencia potencial.
Contar con una cartera de leads amplia facilitará la promoción de tu evento, en términos de asegurar la máxima asistencia posible, ya que dirigirás a usuarios que conocen tu marca y tus productos o servicios. Así, el evento que organices se presentará como una oportunidad de fidelización —y conversión— de tus leads.
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Crea contenido de valor
Al margen de las campañas pagadas, generar contenido de valor es la mejor forma de atraer audiencia a tu ecosistema profesional. Al mismo tiempo, eligiendo bien las temáticas de tus artículos o publicaciones podrás posicionarte como experto de tu sector de actuación, mejorando así la posición de tu marca.
Cabe mencionar que afecta también al retorno del propio evento: mejorar el contenido de tu evento y adecuarlo a tu público objetivo afectará al impacto del mismo. Un contenido de calidad atrae a más asistentes y se refleja en su satisfacción.
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La interacción es clave
La efectividad de la actividad unidireccional está extinta. Nos encontramos en la era del networking y la generación de contenido colaborativo. Procura que tu audiencia y los asistentes de tu evento se sientan parte activa de tu ejercicio. Eso generará un sentimiento de comunidad que, de nuevo, se reflejará en la satisfacción de los participantes y en el retorno de tu inversión.
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Aprovecha las ventajas de la virtualidad
Tanto para tu equipo como para tus asistentes potenciales, los eventos híbridos y virtuales guardan un sinfín de ventajas que debes aprovechar.
Contar con una herramienta que te facilite el proceso de planificación de tu evento te permitirá ahorrar tiempo —y, por lo tanto, dinero— en su organización. De la misma manera, podrás ofrecer beneficios a tu audiencia —registro y compra-venta de entradas online, live streaming, etc.— que facilitarán su interés por el evento y asegurarán su asistencia.
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Ofrece patrocinios online
Otra forma de aumentar el retorno cuantitativo de tu inversión se encuentra en la oferta de patrocinios online. La clave para convencer a tus potenciales sponsors es ofrecerles unos beneficios acordes con su inversión.
La exposición es un elemento muy importante a destacar: como hemos comentado, la virtualidad incrementa el número de asistentes potenciales al infinito, por lo que la exposición de la marca de tu patrocinador será igualmente extensa.
La información es poder y tus patrocinadores lo saben. Otro cebo interesante para que piquen reside en ofrecerles acceso a las analíticas de tu evento, para que puedan conocer en detalle la audiencia a la que se dirigen.
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Aprende de tu experiencia
Finalmente, será muy importante que utilices la información de la que dispones —gracias a las métricas que extraigas de tu evento— para reevaluar tu estrategia en tus futuros eventos. Aprender de los errores cometidos es un factor clave en el crecimiento empresarial.
En definitiva, con los eventos híbridos y virtuales cuentas con la oportunidad de incrementar tu ROI, aumentando los participantes y al mismo tiempo manteniendo —o reduciendo— los costes de organización. En este sentido, la plataforma all-in-one de Nectios se presenta como una herramienta óptima para tu ejercicio, permitiéndote gestionar todos los pasos de la planificación de tu evento desde un único lugar.